제안서를 매번 처음부터 쓸 때

한 줄 답

제안서가 오래 걸리는 건 글솜씨 문제가 아닙니다. 매번 구조부터 다시 정하기 때문입니다. 구조는 고정해 두고, 건마다 갈아끼우는 건 다섯 칸뿐입니다 — 상대의 문제, 그 문제의 비용, 우리 방식, 일정, 금액. 그리고 첫 장은 우리 소개가 아니라 상대의 문제 정의여야 합니다. 첨부의 제안서 뼈대 생성 프롬프트와 제안 관리표 (xlsx)을 쓰면 45분 안에 제안서 초안 한 벌과 제안 이력 한 줄이 나옵니다.

이런 증상이면 이 자료입니다

· 제안 요청 메일을 받고 빈 문서를 열어 놓은 채 목차부터 30분을 고민한다 · 예전에 보낸 제안서를 열어 회사명만 바꾸다가, 결국 처음부터 다시 쓴다 · 첫 장이 회사 연혁과 포트폴리오이고, 상대 얘기는 5페이지쯤 가서야 나온다 · 진 제안이 왜 졌는지 설명을 못 한다. 금액 때문인지 내용 때문인지 모른다

왜 안 풀렸나 — 매번 구조를 새로 정해서

흔한 통념은 「제안서는 상대에 맞춰 매번 새로 써야 한다」입니다. 맞는 말처럼 들립니다. 상대가 다르니 내용이 달라야 하죠. 그런데 실제로 밤을 새우게 만드는 건 내용이 아닙니다. 순서입니다.

제안서를 쓰는 시간을 쪼개 보면, 문장을 쓰는 시간보다 「이걸 먼저 쓸까, 저걸 먼저 쓸까」를 정하는 시간이 훨씬 깁니다. 목차를 세 번 갈아엎고, 페이지를 옮기고, 다시 원래대로 돌립니다. 그 판단을 건마다 새로 하니까 매번 처음부터인 겁니다.

그리고 더 큰 문제. 구조를 스스로 정하다 보면 자기가 하고 싶은 말부터 씁니다. 회사 소개, 경력, 수상 이력. 읽는 사람 입장에서 그건 아직 관심 밖입니다. 상대는 자기 문제를 해결해 줄 사람을 찾고 있지, 잘난 사람을 찾고 있는 게 아닙니다.

결국 매번 다시 쓰면서도, 매번 비슷한 실수를 반복합니다. 구조가 고정되지 않았으니 개선도 누적되지 않습니다.

갈아끼우는 다섯 칸

· 상대의 문제 — 상대가 지금 겪고 있는 상황을 상대의 언어로. 「마케팅이 필요하시죠」가 아니라 「신규 문의는 오는데 상담 이후 이탈이 많다」처럼 구체적으로 · 그 문제의 비용 — 이 문제를 그대로 두면 뭘 잃는지. 시간이든 돈이든 기회든, 셀 수 있는 단위로 · 우리 방식 — 무엇을 어떻게 하는지. 도구 나열이 아니라 순서로 · 일정 — 언제 시작해 언제 뭐가 나오는지. 중간 확인 지점 포함 · 금액 — 범위와 포함/불포함 경계

나머지는 전부 고정입니다. 표지, 목차, 회사 소개, 유사 사례, 다음 단계. 이 다섯 칸만 채우면 제안서가 됩니다.

첫 장은 상대의 문제 정의

순서가 중요합니다. 다섯 칸 중 앞의 두 칸, 즉 상대의 문제와 그 비용이 첫 장에 와야 합니다. 상대가 첫 장을 읽고 「우리 얘기네」라고 해야 뒷장을 넘깁니다. 그 반응이 안 나오면 나머지 20페이지는 스크롤만 됩니다.

이게 어려운 이유는, 상대의 문제를 정확히 쓰려면 요청서에 적힌 문장을 그대로 옮기면 안 되기 때문입니다. 요청서에는 「홈페이지 리뉴얼」이라고만 적혀 있습니다. 왜 지금 리뉴얼을 하려는지, 그게 안 되면 뭐가 곤란한지는 안 적혀 있습니다. 그 빈칸을 채우는 게 제안서의 첫 장입니다.

클로드에게 요청서 원문과 상대 회사 정보를 주고, 문제 정의 후보를 세 개 뽑게 하세요. 그중 상대가 스스로는 말하지 않았지만 고개를 끄덕일 만한 것을 고릅니다. 그게 첫 장 제목이 됩니다.

쓰는 법 — 총 45분

1단계 (10분). 요청서, 상대 회사 홈페이지, 담당자와 나눈 메일을 한 파일에 붙여 넣습니다. 프롬프트에 그대로 넣고 문제 정의 후보 3개를 받으세요. 판단 기준은 하나입니다. 상대가 읽고 반박할 여지가 없는가.

2단계 (15분). 고른 문제 정의를 기준으로 나머지 네 칸을 채웁니다. 비용 칸은 숫자가 없으면 넘어가지 마세요. 근거가 약하면 「추정」이라고 표기하고 계산 과정을 적습니다.

3단계 (15분). 고정 구조에 다섯 칸을 얹어 초안을 출력합니다. 이 단계에서 문장을 다듬지 마세요. 순서와 빠진 칸만 봅니다. 다듬는 건 마지막입니다.

4단계 (5분). 제안 관리표에 한 행을 추가합니다. 다섯 칸의 핵심 문장, 금액대, 업종, 제출일. 결과는 나중에 채웁니다. 이 5분이 다음 제안의 절반을 줄입니다.

나오는 결과

· 첫 장이 상대의 문제 정의로 시작하는 제안서 초안 한 벌 · 다음 건에 그대로 재사용되는 고정 구조 한 벌 · 수주율과 이긴/진 제안의 금액대·업종 비교가 쌓이는 관리표

한 가지 주의

공공 입찰처럼 서식과 목차가 규정으로 정해진 경우에는 이 구조를 그대로 얹으면 안 됩니다. 그때는 규정 서식을 따르되, 다섯 칸의 내용을 각 항목 안에 배치하세요. 형식은 양보하고 순서만 지키는 방식입니다.

되돌리기 힘든 실수는 금액 칸입니다. 초안 단계에서 AI가 뽑아 준 금액을 검토 없이 보내면, 이후 협상에서 그 숫자가 기준선이 됩니다. 금액은 반드시 직접 정하세요. 계약 조건이나 하자 책임 범위가 걸린 문구는 전문가 확인을 받는 편이 안전합니다.

받는 파일 (ZIP 1개, 3종)

· 본문 PDF — 다섯 칸 구조와 첫 장 작성 기준을 정리한 본문 · 제안서 뼈대 생성 프롬프트 (.txt) — 요청서를 넣으면 문제 정의 후보 3개와 다섯 칸 초안을 출력 · 제안 관리표 (xlsx) — 제안 건별 다섯 칸 핵심 문장, 제출일, 결과 기록. 수주율 자동 계산과 금액대·업종 비교

이 구조는 퀀텀점프가 AI로 창업·부업을 시작하는 1인 사업자들과 실제로 쓰면서 정리한 것입니다.